LIFOな私のタスク管理
何某かの理由でパニックになった時きっとまた崩壊してしまうから、備忘録として書き残しておく。
はじめに
私はタスク管理能力が壊滅的だ。
基本的にLIFO(Last-in-First-Out)なのだ。思い付いた事から先に行動に移してしまう。そして先にやるべき物事が一向に実行に移されない。この性格によって、学生時代から関係各所に迷惑をかけ続けて生活している自覚がある。
迷惑をかけてしまった相手は決まって「TODOアプリは？手帳は使ったことある？」と聞く。勿論使っている。しかしどうしても直らないのだ。
そのような我が悪癖による被害を普段如何にして最小に抑えようとしているか、限界に近いタスク管理のやり方を公開してみることにする。参考にはならないと思うのでかいつまんで読んでほしい。
スケジュールは1冊の手帳に集約する
仕事もプライベートも一緒くたである。
手帳はBullet Journalと呼ばれる、自作フォーマットなり箇条書きなりの形式で書き記していくタイプ。箇条書きのページにはkeyと呼ばれる、進捗を表す記号を用いてそれぞれのタスクの状態を管理する。日毎にTODOを列挙し、一日の終わりに×マーク(完了)の付いたタスク以外を明日のページに転記していく。 明日より遠い日付に先延ばしせざるを得ないタスクにもマークがあるから、それが付いたタスクはマンスリーページか四半期ページに転記する。
別紙で書き殴ったアイデアメモも、楽しい旅行やライブのチケットも貼っていく。Bullet Journalのレイアウトは自分で決めらえるから、兎に角考えたり経験したりした何もかもを集約する勢いでまとめていく。
Bullet Journalについては下記が詳しい。
TODOアプリは「やりたい」「やらなければいけない」で分けてタスクを積む場所
フォルダ分けかカテゴリ分けが出来るアプリなら何でもいい。私は半年前に年額課金して放置していたTodoistをまた使い始めた。
選んだTODOアプリに、「やりたいこと」「やらなければいけないこと」を思い付いた順に無邪気に入力していく。このとき、順番は絶対に動かさないこと。そうするとLIFOな人はタスク管理が崩壊してしまう。 また、やりたいことリストには「～したい」、やるべきことリストには「～する」という文体でしめるようにしておくと、実行する曜日ごとにまとめて表示したときにどちらなのか分かりやすくなる。
入力したタスクには仮でもいいからリマインダーを設定しておき、リマインダーを設定した日付の手帳のページに書き込む。これで一旦やることは手帳に集約される。
各タスクの所要時間も設定しておけるとなお良い。この後時間割を作る時に参考にする。
時間割を作る
今日やるタスクを今日のページに転記したら、適当な紙を用意して時間割を書き殴る。時間割は手元に置きながら作業することになるため、業務時間と帰宅してからの余暇とで分けた方がいい。見積もった所要時間を基に作業できる時間帯にパズルのように(但し若干の余裕をもって)詰めていく。タスクの終了ごとに振り返って、実働時間を横に書く。予定とズレるのが普通だからズレについて気に病む必要はない。何故ズレたかについて原因をメモしておけば十分である。
褒めて伸ばしてもらう
一日の終わりに時間割->手帳->TODOアプリの順で見直す。
時間割から手帳に転記するのは「予定とズレた原因/繰り上げられた時の勝ちパターンは何か」だけである。これを転記したら時間割は捨てても良い。
手帳には戦況がありありと残っているから、マークごとにしかるべき場所へタスクを転記していく。
最後にTODOアプリを開き、出来ていたタスクにポンポンとチェックを入れ、完了のご褒美画面を見て就寝。Todoistはタスクをこなすたびに経験値がたまり称号が上がっていくので、ポイントのたまり具合を見ながらニンマリするのもよし。アプリに褒めて伸ばしてもらおう。
おわりに
如何だろうか。デジタル一強派もしくは手帳に完全一元化派の人に「何て非効率なのだ」とお叱りを受けるかもしれない。ごもっともではあるが、私はデジタル・アナログでの管理を次のように使い分けている。
- アナログ : タスクを可能な限り確実に遂行するための管理ツール
- TODOアプリ : アプリをより使ってもらうために考え出されたシステムに乗っかって承認欲求を満たすためのツール
これが誰かの救いになれば書いた甲斐があったというもの。もし役に立ったら星を付けて頂ければと思う。
